He aquí una lista de los sistemas, desarrollados por el CSI, que están disponibles para el uso interno de la ESPOL.

Para el área administrativa – financiera:

SAF: Conformado por varios módulos, desarrollados para áreas específicas. Sus funciones incluyen: Proforma presupuestaria (permite la elaboración de la proforma de ingresos y gastos que anualmente se elabora para ser enviado al Ministerio), Presupuesto (realiza el control del presupuesto anual aprobado, registrando ingresos y gastos comprometidos y devengados), Tesorería (realiza el cobro por Caja, la gestión de facturación, los pagos y control de bancos), Sistema de Contabilidad (realiza el registro y control contable de las transacciones) , Activos Fijos (para el control de los activos de la Institución), y Suministros (para el registro y control de las compras que se efectúan tanto dentro como fuera del país).

Incluye un sitio WEB de consultas para que las unidades académicas y administrativas puedan conocer los movimientos presupuestarios de ingresos y gastos.

Gestión de Personal:

Sistema de Recursos humanos, para el registro y control de la información individual y pormenorizada de los datos concernientes a cada persona que labora en la ESPOL. Estos datos incluyen la información personal, de educación, laboral, funciones, seguros, etc. Constituyen el record individual que cada miembro de la institución registra, de sus actividades desempeñadas a través del tiempo. Incluye un sitio web de consultas.

Sistema de Remuneraciones: sirve para la elaboración de las nóminas de pago, de los diferentes grupos que laboran en nuestra Institución (docentes y administrativos que estén sujetos al código de trabajo, a la ley de servicio civil y carrera administrativa o contratados bajo la modalidad de honorarios profesionales. Además la elaboración de la nómina de los ayudantes académicos.

Sistema de Ascenso de Nivel: Para el registro y control de la información que el personal docente envía para la aplicación del reglamento de ascenso de nivel de profesores.

Sistema Académico de Pre-grado:

Admisiones: Este módulo gestiona todo el proceso que tiene que seguir un aspirante para ingresar a la ESPOL. Entre las funciones de este módulo tenemos:

- Ingreso de datos del aspirante

- Registro para el examen de ingreso o ubicación

- Registro para el curso de nivel cero

- Registro de calificaciones

- Registro de convalidaciones

- Registro de pagos

Planificación Académica. Este módulo gestiona todo el proceso que realizan las unidades académicas para planificar los cursos que se dictan en un período determinado de clases, sea este semestral, anual, etc. Para acceder a este módulo, debemos tener información respecto a:

- Períodos de clases

- Calendario académico

- Infraestructura física (aulas)

- Datos de los docentes

- Mallas curriculares

Como resultado del módulo de planificación tenemos:

- Información de las actividades académicas, de investigación y/o administrativas del personal docente

- Las fechas desde y hasta en las cuales el docente puede ingresar las calificaciones

- Información de horarios de clases por profesor, por aula, evitando así el cruce de horarios

- Información útil para el departamento de manejo de nómina, para la elaboración de contratos y pago de remuneraciones.

Término Académico: se inicia con el registro de los estudiantes a los cursos que se ofrecen de acuerdo a la planificación realizada.

Este módulo incluye altas, bajas, modificaciones, del registro de materias de los estudiantes a lo largo del término académico, el proceso de convalidaciones, etc.

Este módulo permite el ingreso de calificaciones y asistencia, y concluye con el proceso de transferencia de información al archivo histórico, una vez concluido el término académico.

Existen 2 modalidades para el proceso de registros: presencial y en línea. Al momento del registro se controla que el estudiante pueda inscribirse en las materias disponibles de acuerdo al cumplimiento de los requisitos establecidos en el flujo o malla curricular y las ofrecidas según la planificación académica.

Las calificaciones y rectificaciones por parte de los profesores, son ingresadas a través de un sitio web destinado para el efecto, de tal manera que se ha descartado el uso de las listas de calificaciones. A través de un correo electrónica, se comunica a los estudiantes, el resultado de sus calificaciones.

Seguimiento Académico: Este módulo monitorea la gestión de los docentes, a través de un control de su asistencia diaria a clases y del cumplimiento del programa de estudios.

Historia Académica: es el resultado del módulo del término académico. Este módulo registra toda la información referente a las materias registradas (aprobadas o no) en los términos académicos durante su vida universitaria.

De todos los módulos anteriores se derivan otros módulos tanto de colaboración a la educación como de ayuda a los estudiantes y profesores, tales como:

- Información en línea

- Colaboración profesor-estudiante

- Becas

- Polimático(kiosko electrónico)

- Exalumnos

- Estadísticas

Sistema de Audio Respuesta IVR. Permite la consulta de calificaciones y deudas de los estudiantes a través de una línea telefónica convencional.

Sistema de Certificados a través del Polimático: A través de un kiosko electrónico, se emiten los certificados de conducta, materias aprobadas, programas de estudio, materias registradas, etc.

De los anteriores módulos, se desprende información para:

Unidades Académicas: para consulta de información de cursos y alumnos inscritos en cada facultad.

Vicerrectorado General y de Asuntos Estudiantiles y Bienestar Politécnico: para el control de becas y exoneraciones para estudiantes, y el registro de la información socio-económica.

Estudiantes a través del sitio web Académico en línea: En este portal están disponibles opciones que le permiten a los estudiantes consultar sus calificaciones, deudas, registros, pagos, etc,

Colaboración Profesor-Estudiante (SIDWEB): es un sistema para manejar la comunicación entre estudiantes y profesores. Facilita la publicación de contenido y la participación ctiva de los estudiantes. A través de este sistema se puede enviar y recibir tareas, plantear o responder preguntas sin estar en un aula de clases.

Sistema Académico de Postgrado.

Con este sistema se gestiona todo el proceso de administración académica de los cursos de postgrados, que va desde la creación de la promoción, la admisión de estudiantes, los registros y evaluaciones, el ingreso de calificaciones en línea, hasta la graduación de los estudiantes. Incluye un sitio web para consulta de los estudiantes.