Google Calendar – La Agenda de

Google

Crear un evento

Existen dos alternativas para crear un evento. La primera consiste solo en hacer clic en el día y hora en la agenda. Cada hora está dividida en dos campos, por ejemplo si un evento comienza a las 10 y 30 a.m, hacemos clic en el segundo campo entre 10 y 11 am. Inmediatamente aparecerá una ventana:

Escribimos el nombre del evento en el campo “Evento” y hacemos clic en “Crear evento” para guardarlo. Si no deseamos guardar el evento hacemos clic en la pequeña aspa o en la zona gris de la agenda.

La otra forma de crear un evento consisten en hacer clic en el vinculo “Crear un evento” que se encuentra en la columna izquierda debajo del logo de Google Calendar. Aparecerá un formulario donde podemos ingresar toda la información que queramos relacionada al evento. También podemos acceder a este formulario haciendo clic en “Editar detalles del evento” en la ventana anterior.

Aquí, podemos definir la frecuencia del evento, añadir una descripción, modificar el intervalo de tiempo así como la fecha y programar un recordatorio en forma de ventana emergente o por medio de correo electrónico. Aquí también podemos determinar si el evento será público o privado (esta opción puede ser importante si nuestra agenda es pública, volveremos a hablar de esto más adelante). Si el evento le concierne a otras personas, podemos ingresar sus correos electrónicos en la sección “Invitados” para informarles del evento. Finalmente para guardar el evento hacemos clic en el botón “Guardar”.

Nota: El modo “Reunión” de Google Calender es compatible con el de Microsoft Outlook.

Modificar un evento

Una vez guardado el evento ya estará visible en nuestra agenda. Para ver los detalles del evento, simplemente hacemos clic encima y aparecerá una ventana con información detallada. Si deseamos realizar modificaciones en el formulario, hacemos clic en “Editar detalles del evento” (haciendo doble clic en el evento obtenemos el mismo resultado).

Si el evento concierne a otras personas, cualquier cambio que se haga en el horario o la fecha les puede ser comunicado. Además, en cualquier momento podemos cambiar de opinión en cuanto a nuestra presencia en una reunión. Para ello hacemos clic en “Cambiar la respuesta” en el formulario o en la ventana

Además podemos realizar ciertas modificaciones en la agenda con la ayuda del ratón:

• Para modificar el intervalo de tiempo, posicionamos el cursor sobre la línea horizontal exterior del recuadro. El cursor se convertirá en una flecha doble. Manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón, desplazamos el ratón hacia abajo o arriba para cambiar el intervalo de tiempo.
• Para desplazar un evento, hacemos clic encima de éste, luego lo arrastramos a la fecha y hora que deseemos.

Para eliminar un evento, hacemos clic encima de él y en la ventana de información hacemos clic en “Suprimir”. Para imprimir la agenda, tan solo seleccionamos el modo de visualización que desees (día, semana, etc.) luego hacemos clic en el icono “Imprimir”.

Administrar varios calendarios

A veces puede sernos útil tener un segundo calendario (por ejemplo para anotar eventos particulares) o agregar la agenda de uno de nuestros amigos. La gestión de múltiples agendas es muy fácil en Google Calendar. En la columna de la izquierda, debajo del calendario, se encuentra nuestra agenda (sección “Mis calendarios”). Por defecto, su nombre está compuesto de nuestro nombre y apellido. Si queremos ocultar los eventos relacionados a ésta u otra agenda, debemos hacer clic encima del nombre.

Haciendo clic en el botón a la derecha del nombre, abrimos un menú desplegable que contiene varios sub-menús:

• Mostrar únicamente este calendario - nos permite ocultar los otros calendarios.
• Configuración del calendario – nos permite cambiar el nombre del calendario, insertarlo en una página Web, etc.
• Crear evento en este calendario – nos permite acceder a la ficha de creación de eventos.
• Compartir este calendario – podemos hacer publico nuestro calendario. Esto significa que la información que contiene aparecerá en el motor de búsqueda de Google y otros internautas lo podrán agregar a su lista de calendarios. También es posible compartirlo con solo determinadas pèrsonas.
• Notificaciones – nos permite recibir notificaciones por correo y SMS cuando recibimos una invitacion a una reunión, etc.