Cuando se trata de ejecución, las operaciones administrativas son una parte crucial de cualquier organización. A menudo se ve a los agentes de viajes equilibrando y memorizando los clientes y los ingresos durante el mes. El software turístico para los agentes de viajes y las agencias es una herramienta indispensable, identificar y extraer actividades manuales es una tarea desafiante debido a la naturaleza de los procesos bien integrados en el back-end. Por lo tanto, esto requiere la identificación de estas actividades manuales desde el principio.
A continuación, se muestran algunas actividades manuales con las que los agentes se encuentran como parte de su rutina de trabajo y que pueden ser reemplazadas por la automatización en las oficinas administrativas:
Contabilidad y Reportes
Dado que la asignación de ingresos a través de la cuenta es comparativamente más fácil, aún se distingue de los costos. ¿Por qué cuesta? Porque es difícil calcular el costo de ventas para varias cuentas dependiendo de los esfuerzos.
Considere averiguar la cantidad de horas invertidas en la cuenta cada mes y luego capturarlo en hojas de cálculo. ¿Qué hay de informar el costo exacto y analizar la rentabilidad de las cuentas individuales? El seguimiento manual de los pagos, las comisiones y los ingresos por reservas es una tarea compleja que requiere mucho tiempo y es propensa a errores.
Por lo tanto, usar un software de agencia de viajes efectivo para informar a tiempo y calcular costos sin mucha mano de obra/trabajo manual puede ser una buena decisión. Aquí, hacer uso de la tecnología reducirá la mano de obra requerida y también los errores manuales.
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Proporcionar informes de patrones de viaje progresivos, cumplimiento de políticas de viaje, etc., puede aumentar el valor comercial de los agentes de viajes, pero seguramente implica mucho trabajo manual. Esto aumenta aún más el gasto de mano de obra y da como resultado la etapa insignificante de baja competitividad, lo que conduce a la pérdida de ingresos. Por lo tanto, la automatización de la oficina administrativa es imprescindible para reducir el costo de mano de obra y mejorar la productividad, reduciendo el consumo de tiempo a través de sus aplicaciones integradas.
Reglas de negocio y gestión de ingresos
Las agencias de viajes trabajan con una amplia gama de clientes, agentes y proveedores. Varían en términos de tipo, ubicación, tamaño, reserva, etc. y requieren reglas comerciales separadas, como márgenes y márgenes basados en criterios predefinidos para una gestión de ingresos eficaz. Los procesos tradicionales demandan la aplicación manual de estas reglas de negocio para cada transacción y en múltiples entidades.
Supongamos que tiene diferentes márgenes para vuelos y hoteles y también tiene una estructura de comisiones para subagentes basada en la cantidad de reservas que realizan. Cada vez que usted o su subagente realicen una reserva, debe aplicar manualmente el marcado correspondiente dependiendo de si se trata de una reserva de vuelo, una reserva de hotel o una reserva de automóvil. También deberá calcular las comisiones que debe pagar a su subagente, en función de su clase. Si hace b2c, es posible que incluso tenga que aplicar un marcado adicional basado en la clase de cliente.
Si hace de 5 a 10 reservas al mes, puede que no sea un problema tan grande, pero si hace cientos de reservas al mes o más, hacer todo esto manualmente para cada reserva puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Un sistema de agencia de viajes puede automatizar este proceso y ahorrarle mucho tiempo y costos de mano de obra. Solo tienes que configurar las políticas una vez y el sistema las aplicará automáticamente en cada reserva.
Comisiones de proveedores y agentes
El cálculo de las comisiones de los subagentes y vendedores o proveedores, como aerolíneas, hoteles, agencias de alquiler de automóviles, etc., puede resultar demasiado confuso en comparación con los ingresos totales generados. Un ERP de viajes sofisticado puede ayudar a calcular las comisiones pendientes, liberar pagos y notificar a las cuentas los montos restantes o adeudados.
Cambios de itinerario de última hora
Las cuentas de viajes corporativos suelen realizar cambios en los planes de viaje en el último momento. Por lo tanto, personalizarlo manualmente cada vez es un trabajo tedioso que hace que el manejo de cuentas corporativas sea menos flexible para los agentes de viajes. A través de un sistema integrado automatizado en el back-end, los agentes de viajes pueden realizar cambios en los planes de viaje de manera flexible sin comprometer el tiempo. Esto ayudará a administrar las relaciones de la cuenta de una mejor manera y no perder la oportunidad de implementar cambios de última hora.
