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Los documentos son archivos que pueden ser tanto físicos como virtuales, los cuales almacenan cualquier tipo de información, acerca de un tema en específico, puede ser un testimonio o alguna prueba material que hace constancia de un hecho, para considerarlo como tal debe estar almacenado o guardado en una unidad de cualquier soporte material, como pueden ser: papel, fotografías, vídeos, cintas, etc. De esta forma los documentos son medios creados con la finalidad de dejar algún soporte o constancia de algo que sucedió para que de esa manera generaciones venideras conozcan acerca de ellos y puedan tener pruebas. En la actualidad es importante mencionar que con la aparición y el desarrollo de los medios tecnológicos, además de las cada vez más nuevas herramientas digitales, estos pueden clasificarse si son documentos materiales o virtuales.

Los documentos pueden estar escritos en cualquier idioma debido a que es un método utilizado a nivel mundial.

Ahora que ya sabemos que son los documentos, conoceremos a continuación como podemos clasificarlos, sus características y finalidad de cada tipo uno según el tipo de texto que contenga, tales como informativos, descriptivo o tipo de texto instructivo que contengan. .

Tipos de documentos.

Documentos textuales: Basados en un lenguaje escrito como su nombre lo indica, contienen información escrita acerca de algún tema o hecho. Evidentemente este tipo de documentos podemos identificarlos fácilmente porque tienen un soporte en papel, esto como desventaja, los hace perecederos y un poco difíciles de almacenar. Algunos de ellos pueden ser: libros, actas de nacimiento, actas matrimoniales, historiales académicos, etc. Suelen estar almacenados en archivos grandes.

Documentos sonoros: Son todos aquellos que su soporte es magnetofónico o algún instrumento que almacene sonido. Ellos se basan principalmente en el lenguaje oral o en algunas ocasiones pueden ser piezas musicales. Es necesario para su grabación algún medio tecnológico y pueden almacenarse digitalmente, algunos de ellos son: las entrevistas, historias de vida, música, etc.

Documentos audiovisuales: Los identificamos fácilmente por ser aquellos que se basan en sonidos o imágenes que son almacenados en cintas o en algún medio tecnológico, son aquellos que relatan o registran algún hecho con la ayuda de una cámara o cámara de vídeo. Este formato se utilizaba para películas, vídeos caseros, programación de televisoras, etcétera.

Documentos fotográficos: Como su nombre lo indica, son fotografías e imágenes que pueden ser hechas con medios análogos o digitales.

Documentos públicos: Es un instrumento público aquel que está autorizado y expedido por algún funcionario o algún agente que da fe de su contenido y la veracidad del mismo, como por ejemplo: cédula de identidad, carnet, pasaportes, licencias de conducir, etc.

Documentos privados: Son aquellos que tienen relación más cercana a decisiones personales, asuntos laborales que pueden ser de interés para dos personas que tienen un fin común, pueden ser por ejemplo: certificado de asistencia a un curso, constancia de trabajo, autorización, etc.

Documentos iconográficos: Este tipo de documentos suelen ser manejados por personas que laboralmente lo necesitan con frecuencia, como los ingenieros, arquitectos, diseñadores, entre otros. Este tipo de documentos podemos identificarlos debido a que son por ejemplo: fotos, planos, dibujos, mapas.

Y a su vez estos podemos dividirlos en grupos de la siguiente manera:

Según el mensaje informativo: Estos son documentos escritos textualmente como revistas, folletos, etc. y lo contrario serían documentos no textuales que son dibujos, planos, etc. Los sonoros. Podemos mencionar también los iconográficos. Los audiovisuales, compuestos, o por la transformación del contenido hablamos de documentos primarios, secundarios y terciarios.

Según la posibilidad: Enfocándonos desde el punto de vista social nos referimos a documentos públicos e  inéditos; y desde el punto de vista temporal podemos referirnos a los documentos periódicos o no periódicos.

Según el soporte material: Con esto nos referimos a documentos de papel, como libros, revistas, folletos, etc. Pueden ser también material químico  como las películas, material magnético que serían las cintas de vídeo, etc.