¿Qué es EDI?
El Intercambio Electrónico de Datos, más conocido por sus siglas en inglés EDI (Electronic Data Interchange) posibilita la transmisión de datos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en transacciones comerciales con reducción al mínimo de la intervención manual.
Un sistema EDI, combinado con las aplicaciones informáticas y las telecomunicaciones, constituye un sustituto natural del documento en soporte papel en su función de portador de datos para el comercio y las actividades y servicios con él relacionados. EDI significa la transacción comercial sin papeles.
En la práctica, EDI representa el intercambio de mensajes normalizados entre empresas, cubriendo entre otras las necesidades del comercio, el transporte, las aduanas, los seguros y la fabricación. Cada vez es mayor el número de sectores involucrados en proyectos EDI.
EDI no es un correo electrónico de formato libre, sino que contiene datos perfectamente estructurados que pueden ser procesados por los ordenadores con eficacia y sin ambigüedades.
Generalmente, EDI es aplicable cuando:
•    Los participantes comparten un acuerdo predefinido y claro de los asuntos y materias que son objeto de la transacción.
•    La información que se va a intercambiar puede ser transformada en mensajes normalizados.

Funcionalidades de los elementos del sistema EDI
Las principales funciones que soportan los distintos elementos del sistema EDI se muestran en la tabla adjunta.
FUNCION    ELEMENTOS    TIPO
Rastreo    Comunicación Interna    Básica
Identificación    Comunicación Interna    Básica
Extración    Comunicación Interna    Básica
Generación    Convertidor    Básica
Comunicación    Comunicación Externa    Básica
Gestión    Gateway EDI    Avanzada
Seguridad    Gateway EDI    Avanzada
Impresión    Gateway EDI    Avanzada

Estas funciones están tabuladas considerando los elementos del sistema EDI responsables de su realización.
El nivel básico implica la obligatoriedad de su implementación en un sistema EDI. El nivel avanzado recoge aquellas funciones opcionales que el usuario puede incluir en su sistema de forma adicional.
A continuación se incluye un diagrama de la estructura funcional del Intercambio Electrónico de Datos, así como una breve descripción de las funciones del sistema.

Características adicionales del sistema EDI
Son características que permiten diferenciar las distintas implantaciones de EDI:
•    Redes de comunicaciones
•    Seguridad
•    Direccionamiento

La evolución de ese conjunto de transacciones normalizadas llevó a dos estándares:
-ANSI X-12, que en 1970 fue el que se adoptó en la industria americana como resultado de la unificación de criterios, a la vista de que cada sistema de primera generación utilizaba los protocolos de comunicación de los propietarios, y las diferencias entre los modelos de cada propietario daban lugar a confusión. Es por ello, que el intercambio de datos se podía realizar solamente entre empresas cuyos sistemas fueran compatibles.
•    - y el EDIFACT, que es desarrollado en el continente Europeo. Pero en la última reunión en las Naciones Unidas (ONU), se acordó que el estándar internacional fuera EDIFACT.
•    Aunque nos hemos referido al EDIFACT como el estándar de las Naciones Unidas, esta normalización no es universal, pues hay empresas que utilizan sus propios sistemas EDI para uso interno o para sus relaciones con grandes clientes. Generalmente consisten en adaptaciones de EDI ya existentes, que se basan en correo electrónico y son utilizados de forma esporádica y en grupos reducidos.
•    Pero, en ocasiones ha sucedido que a partir de ahí ha crecido el grupo y empiezan a surgir problemas de incompatibilidad. Como consecuencia, muchos sectores de la actividad económica utilizan sus propios EDI.
•    Otro estándar muy conocido es ODETTE. Es una asociación sin ánimo de lucro que, entre otras muchas actividades, define normas EDI para el sector del automóvil. La concepción de Odette se inició originalmente en el Reino Unido en 1983: la industria del automóvil comenzó a trabajar hacia unas normas comunes sobre las prácticas comerciales. Esta actividad fue coordinada en el Reino Unido bajo el auspicio de la Asociación de Fabricantes de Automóviles y proveedores, conocida como SMMT (Society of Motor Manufacturers and Traders).
•    El mismo año en que aparece EDIFACT, EAN Internacional (organismo que promueve el código de barras a nivel internacional y que agrupa a más de 79 asociaciones similares a AECOC en todo el mundo) decidió liderar el desarrollo de un lenguaje común universal que fuera la base de un EDI sin fronteras: el estándar EANCOM, basado en EDIFACT. EANCOM trata de ser una alternativa al desarrollo de estándares EDI particulares, ofreciendo una respuesta única a las necesidades generales de los países miembros de EAN Internacional,
•    El éxito del leguaje EANCOM, como el del código de barras, fue rotundo. Las naciones que no habían desarrollado ningún proyecto EDI adoptaron directamente los mensajes EANCOM, y desarrollaron rápidamente el intercambio electrónico de documentos. Este es el caso de los países sudamericanos (Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Guatemala, Perú, ...), asiáticos ( Japón, China, India, Indonesia, Tailandia, ...) y algunos europeos tan próximos como Portugal o Italia.
¿Cómo funciona?
Aunque el concepto de EDI sea sencillo, su práctica es compleja. Existen estándares, pero solo representan un punto de partida que requiere de la intervención humana y del acuerdo de las partes implicadas.
El EDI desempeña un papel fundamental en el modelo empresarial de muchas industrias. Extrae directamente la información de las aplicaciones y transmite los documentos en formato entendible por ordenador, utilizando líneas telefónicas y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas informáticos receptores, cargan directa y automáticamente los datos, procesándolos e interactuándolos. El texto armado bajo estándar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por ello, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionándolo.
La transmsión de datos se realiza a través de las redes de valor añadido y la mayoría de ellas utiliza el protocolo d correo x.25 para transmitir los datos comprimidos y encriptados sobre rutas seguras. Las empresas generalmente pagan por kilocarácter, según el número de caracteres que la VAN transmite o recibe, lo cual puede ser caro para volúmenes elevados.
El software que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como destinatarios actúa de traductor del formato propietario de la empresa (aplicaciones de gestión comunes) o al formato normalizado estándar empleado (EDIFACT, X.12…)
Desde el punto de vista técnico, el EDI consiste meramente en enviar datos a través de redes y circuitos entre dos ordenadores distantes. Por lo tanto, en principio, cualquier sistema de telecomunicaciones es válido.
Los componentes técnicos usados por EDI son:
•    El formato normalizado o estándar de la información que se intercambia: se acordaron un conjunto de reglas sintácticas para la construcción de mensajes estructurados.
•    El soporte de intercambio o medios de transmisión utilizados para ello.
Los servicios de red más comunes que puede utilizar una empresa para intercambiar documentos EDI son:
•    Transmisión de datos por la red telefónica básica
•    Redes públicas de transmisión de datos
•    Redes de Valor Añadido
•    Redes privadas
•    Burós de Servicio
•    Internet