Cualquier negocio es tan bueno como sus sistemas. Es posible que tenga el mejor concepto comercial del mundo, pero sin sistemas, nunca podrá hacer crecer la operación para escalar de una manera eficiente y rentable.
Una parte de los sistemas de construcción es tener las herramientas adecuadas. Sus herramientas son para su negocio como un martillo para un carpintero. ¿Podría un carpintero construir una casa sin martillo? Seguro, no sería imposible . Pero sería increíblemente difícil y consumiría mucho tiempo.
Sus herramientas comerciales son exactamente iguales; es posible que pueda arreglárselas sin ellos por un tiempo, pero ¿por qué querría hacerlo? El conjunto de herramientas adecuado facilita su trabajo, hace que su negocio funcione sin problemas y le permite escalar de manera eficiente.
Existen innumerables herramientas para gestionar mi negocio diseñadas para ayudar, pero en un esfuerzo por optimizar su búsqueda, la hemos reducido a sólo seis herramientas esenciales de administración de negocios que necesita para desarrollar su negocio.
1. Herramienta CRM
Abreviatura de gestión de relaciones con los clientes, su CRM es básicamente su grupo de clientes en forma digital. Es donde realiza un seguimiento de los clientes potenciales, organiza a los clientes existentes y crea estrategias para asegurarse de que está sirviendo a todos y cada uno de sus clientes de la manera más rentable.
Para muchos emprendedores novatos, su CRM podría ser simplemente una hoja de cálculo de Excel. Y eso está bien, por un tiempo. Pero cuando esté listo para tomarse en serio la ampliación de su base de clientes, necesita un CRM que pueda mantenerse al día y eliminar gran parte del trabajo preliminar.
2. Herramienta de atención al cliente
Si bien su CRM es su herramienta interna para administrar las relaciones con los clientes, su herramienta de soporte al cliente es su herramienta externa. Así es como interactuará con los clientes cuando se acerquen a usted con un problema de servicio: llamar, enviar correos electrónicos, twittearle, etc.
Una buena herramienta de atención al cliente es esencial para garantizar que todas las consultas se aborden de manera oportuna y que el seguimiento continúe hasta que se resuelva el problema. En resumen, ¡te ayuda a asegurarte de que nada se escape por las grietas!
Recuerde, cuesta entre cinco y 25 veces más ganar un nuevo cliente que mantener uno existente. Por lo tanto, lo mejor para sus intereses financieros es asegurarse de contar con sistemas para mantener felices a los clientes existentes.
Dependiendo de su volumen de negocios y de sus necesidades de servicio típicas, su herramienta de soporte al cliente puede ser algo simple, como un chat en vivo / línea telefónica atendida por un solo empleado, o podría ser algo más sólido como un departamento de ayuda completo. Y no olvide la opción de subcontratación; cada vez más empresas aprovechan el servicio al cliente subcontratado para complementar o reemplazar a sus equipos internos.
Si decide seguir la ruta interna, busque una herramienta de soporte al cliente que ofrezca características como:
Un sencillo sistema de tickets para gestionar consultas
Una bandeja de entrada compartida donde los empleados pueden colaborar en tickets
Capacidades de personalización (a diferencia de las llamadas automáticas y los correos electrónicos)
Capacidades de automatización como recordatorios de seguimiento
Funcionalidad multiplataforma (es decir, teléfono, correo electrónico, chat en vivo, redes sociales)
HelpScout y ZenDesk son dos opciones de calidad para administrar el soporte al cliente con la opción de escalar a medida que crece su base de clientes.
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3. Herramienta de comunicaciones internas
Según una investigación de SaneBox , casi dos tercios de todos los correos electrónicos se consideran «sin importancia». ¿Qué significa esto para tu negocio? Es decir, que cuando intentas enviar un mensaje por correo electrónico, estás compitiendo con mucho ruido.
Es por eso que recomendamos encarecidamente utilizar una herramienta de comunicación que no esté vinculada a la cuenta de correo electrónico del usuario para fines de comunicación interna.
Supongamos que necesita una respuesta rápida de Jim en contabilidad con respecto a la última factura de un cliente. Si le envía un correo electrónico, puede esperar dos días para recibir una respuesta. Sin embargo, una herramienta de comunicación interna utiliza una interfaz similar a la mensajería instantánea para hacer ping a Jim directamente con su solicitud rápida.
Si cree que esto suena como simplemente agregar otra bandeja de entrada diferente, tiene razón, más o menos. La cuestión es que esta bandeja de entrada viene con un montón de funciones muy útiles para los equipos que no se pueden emparejar solo por correo electrónico. Por ejemplo:
- Conversaciones grupales donde los miembros del equipo pueden chatear en tiempo real sin largas y confusas cadenas de correo electrónico
- La capacidad de incluir o excluir a miembros del equipo de conversaciones basadas en proyectos, departamentos, etc.
- Funcionalidad de búsqueda fácil para encontrar conversaciones anteriores
- Capacidad para integrarse con muchas otras aplicaciones, como su calendario, CRM, redes sociales y más
4. Herramienta de marketing
Ahora que hemos cubierto las herramientas que le permitirán interactuar con sus clientes y su propio equipo, necesitamos una herramienta para que pueda interactuar con todas las personas bajo el sol que no son sus clientes… todavía.
El marketing puede adoptar formas casi infinitas. Tienes marketing digital como correo electrónico y redes sociales. Tiene marketing tradicional como el boca a boca y la publicidad. Puede parecer abrumador, ¡pero en cambio nos gusta pensar que es emocionante! Solo mire todas las posibilidades que tiene para llegar a nuevos compradores.
Una cosa que hará que el marketing sea menos abrumador es utilizar una buena herramienta de marketing. Esto le permitirá realizar un seguimiento de sus diversos esfuerzos de marketing en un solo lugar, supervisando la ejecución, el rendimiento y el retorno de la inversión para cada canal de marketing.
La herramienta de marketing que mejor se adapte a sus necesidades dependerá de su tamaño, su industria y el tipo de marketing más común para su empresa, pero aquí hay algunas que realmente nos gustan.
Sprout Social. Considere esta su herramienta de redes sociales todo en uno. Le permite programar y publicar publicaciones, interactuar con seguidores, analizar resultados y planificar campañas futuras desde una interfaz práctica.
SEMrush. Un favorito de la industria para la optimización de motores de búsqueda. Esta herramienta lo ayuda a auditar el estado de SEO de su sitio, generar más tráfico de búsqueda orgánico, analizar su competencia y administrar la publicidad de búsqueda. Esta herramienta tiene un aspecto técnico y es mejor para las personas con conocimientos previos de SEO en lugar de para un especialista en marketing novato.
Mailchimp. Un lugar para administrar y rastrear sus campañas de marketing por correo electrónico. Se integra muy bien con una variedad de otros servicios, como WordPress y Google Analytics.
Google Analytics. Si solo usa una única herramienta de marketing, deje que esta sea la única. Google Analytics puede brindarle cientos de puntos de datos sobre su negocio con un toque del mouse, como su tasa de conversión, quién visita su sitio web, de dónde proviene su tráfico, qué campañas generan mejores conversiones, etc. Incluso si el marketing no es su conjunto de habilidades, recomiendo encarecidamente Google Analytics Academy como un curso obligatorio para que cualquier emprendedor comprenda mejor el funcionamiento interno de su negocio.
5. Herramienta de contabilidad
No pensaste que nos olvidaríamos de una herramienta de contabilidad, ¿verdad?
Aunque no siempre es bonito, es imperativo que esté al tanto de la salud financiera de su empresa. Si no lo hace, ¿cómo puede tomar las mejores decisiones para hacer crecer la empresa y nutrir a su equipo?
QuickBooks es nuestra plataforma de contabilidad de elección. Elimina las conjeturas de la contabilidad y facilita el seguimiento de los gastos, la gestión de la nómina, la generación de informes y más, sin mucha fanfarria.
También se integra muy bien con una serie de aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas que puede estar utilizando, como T-Sheets y Bill.com. Hablamos más sobre las prácticas integraciones de QuickBooks en esta publicación y respondemos muchas otras preguntas frecuentes sobre la plataforma aquí .
Una vez que haya superado el punto de la contabilidad de bricolaje, un servicio de contabilidad subcontratado como Ignite Spot puede eliminar la molestia financiera de su plato, administrando todas las tareas de contabilidad mencionadas anteriormente y brindando información para maximizar su flujo de efectivo y minimizar los gastos.