Si maneja las necesidades de recursos humanos en nombre de su empresa, ocasionalmente puede recibir solicitudes de empleados para proporcionar su prueba de empleo a un tercero, como una institución financiera u otro empleador. La mejor manera de cumplir con estas solicitudes es redactando una carta de verificación de empleo.
Este modelo de constancia de trabajo puede confirmar el estado laboral de un empleado, las fechas de empleo, la información salarial y otros detalles, según el motivo por el que el tercero necesita verificación de empleo y lo que su organización le permite compartir con otras empresas.
Aquí hay algunos antecedentes sobre por qué los empleados pueden solicitar este documento, que debe incluir y ejemplos de cartas de verificación de empleo que puede utilizar para crear su propia plantilla de carta de verificación de empleo de la empresa.
¿Por qué los empleados pueden necesitar una carta de verificación de empleo?
Si un empleado solicita una carta de verificación de empleo , generalmente es por una de estas cuatro razones:
Están solicitando una hipoteca para la vivienda o un préstamo para el automóvil, y el prestamista desea confirmar que el empleado tiene un trabajo estable y suficientes ingresos para cubrir los pagos mensuales antes de aprobar el préstamo.
Están solicitando alquilar una casa y la compañía de administración de la propiedad quiere confirmar que pueden pagar el depósito, el pago del alquiler, el mantenimiento y otros costos asociados.
Están solicitando una reducción o aplazamiento del pago del préstamo, y el banco quiere ver un comprobante de los ingresos actuales antes de determinar si aprueba su solicitud.
Están buscando una oportunidad con otro empleador y la empresa quiere verificar su información como parte de un proceso de verificación de antecedentes.
Si bien es posible que el empleado no tenga que revelar por qué envía una solicitud de una carta de verificación de empleo, es esencial que explique qué piezas de información requiere la otra parte y su información de contacto (por ejemplo, dirección, método de entrega preferido).
¿Qué se debe incluir en las cartas de verificación de empleo?
La información que incluya en las cartas de verificación de empleo depende de lo que necesite la parte solicitante, así como de los requisitos estatales con respecto a los tipos de datos que los empleadores pueden divulgar, específicamente lo que se puede compartir con terceros. Además, es posible que se le solicite al empleado que firme un formulario de autorización antes de que pueda compartir información con un tercero.
Una carta de trabajo debe imprimirse en papel con membrete o papel de escritorio oficial de su empresa que incluya el logotipo de la empresa. Puede incluir la siguiente información:
- Dirección del empleado
- Nombre y dirección de la empresa que solicita la verificación.
- Nombre de empleado
- Fechas de empleo
- Título de trabajo del empleado
- Descripción del trabajo del empleado
- Salario actual del empleado
- Razón de la rescisión
Verifique con el solicitante si necesita un correo electrónico o una carta física. Al escribir cartas de verificación de empleo físico, utilice el formato de carta comercial estándar, con la información de contacto de su empresa, la fecha y la información de contacto del destinatario en la esquina superior izquierda.
Las cartas de verificación de empleo también deben ser breves, solo incluir lo que solicita el tercero. Estas letras suelen tener entre 50 y 100 palabras.